Le pôle accueil client

L'accueil client a pour vocation d'apporter un premier niveau de réponses aux assurés de nos partenaires assureurs, courtiers ou agents généraux. Il comprend le secrétariat et l’accueil téléphonique, le suivi de dossier, le front téléphonique et la qualification des pièces du workflow. Il permet de déléguer de nombreux types de flux (appels, dossiers, tâches administratives, qualification, etc.) et disposer d'un centre de contacts efficace, aujourd’hui indispensable dans la qualité de la relation client à distance.

Les différentes activités et services du pôle accueil client


Fort de notre expérience dans le domaine des assurances (IARD et Protection Juridique) avec les différents acteurs clés de l'assurance (agents, courtiers, compagnies d'assurance), notre pôle est compétent pour gérer les tâches de premier niveau tels que :

Une femme répondant au téléphone

La déclaration
de sinistre

Pour tout dossier à déclarer, nos téléconseillers sauront prendre en charge les demandes d'ouverture de dossiers et accompagner l'interlocuteur sur l'intégralité du processus.

Le renseignement
sur dossier

Pour tout dossier ouvert, nos téléconseillers sont en mesure de répondre aux appels de suivi de dossier et d'informer les assurés sur l'état de leurs demandes (sous condition d'accès au système d'informations du client).

Le standard
téléphonique

Nos opérateurs sont susceptibles de fronter les appels entrants en renvoyant les interlocuteurs auprès des services demandés ou en remontant par écrit les demandes aux services concernés.

Notre expérience reconnue auprès de nos partenaires nous permet de gérer vos flux entrants de documents tels que :

La qualification
de document

Pour tout document intégré dans votre workflow, nos collaborateurs pourront qualifier et renommer les documents afin d'améliorer la lisibilité des pièces et assurer leur accessibilité.

L'indexation
de document

Dans un souci d'organisation et d'efficacité, nous vous proposons de traiter votre workflow au quotidien et de déplacer les documents qualifiés directement dans les dossiers.

Le conseiller, un rôle essentiel dans une relation à distance avec vos assurés
Une home répondant au téléphone Image Main Nice to meet you

Le conseiller chez Aïkan


Après une formation aux process, aux logiciels, à la charte d'accueil et à la gestion d'un entretien téléphonique, nos conseillers prendront en charge vos appels entrants ou sortants.

Issus principalement d'une formation juridique ou en assurance, la mission principale de nos conseillers consiste à donner des renseignements administratifs de premier niveau aux différents interlocuteurs. Ce renseignement sera adapté aux différentes étapes du dossier, de la déclaration à la gestion.

Le conseiller est le relais entre le gestionnaire du dossier et l'assuré. Sa plus-value est d'alléger la tâche des gestionnaires de dossiers en faisant remonter de manière synthétique les informations utiles auprès de celui-ci.

Chaque appel traité par nos agents donne lieu à un renseignement adapté à la demande du client. Le compte-rendu de l'entretien pourra être répertorié sur vos outils ou nos outils de travail afin d'en assurer un suivi.

L'accueil client et le pilotage des flux d'appels

Aïkan est spécialisé dans le domaine de Protection Juridique et de l'assurance dommage. Nos équipes, juristes et gestionnaires, peuvent intervenir sur de nombreux domaines assurantiels (accueil téléphonique spécialisé dans l'assurance, production et vie du contrat, vie du sinistre, front téléphonique, etc.).

Nous mettons ainsi à votre disposition notre équipe de conseillers spécialement formés au domaine de l'assurance et du courtage afin de répondre à tout ou partie de vos appels téléphoniques selon vos besoins. Sous condition d'accès aux outils, nos conseillers peuvent également renseigner les assurés sur un niveau 1 (évolution d'un dossier, bonne réception des pièces, gestion des relances, etc...) ou tout simplement prendre un message (sur vos outils ou nos outils) pour organiser un rappel selon votre planning.

Nous mettons également à votre disposition un ensemble d'outils de pilotage et un tableau de bord pour consulter et archiver l'ensemble des rappels mais également pour visualiser en temps réel les flux téléphoniques ou l'avancement de chacun des dossiers

Avez-vous pensé à votre Plan de Continuité d'Activité ?
    La satisfaction client est le principal moteur de notre activité et nous vous permettons de controler ce ressenti client de différentes manières :
  • • avec votre accord, nous procédons à l'enregistrement des appels et réalisons des écoutes internes à des fins de qualité
  • • à votre demande, nous pouvons mettre en place un SVI post-appel avec une enquête de satisfaction afin d'avoir un ressenti externe et direct de votre clientèle
Flux téléphoniques Sydia Image Main avec un oiseau

Traitement des emails entrants et sortants


Aïkan propose également d'intervenir sur la gestion des boites emails afin de trier, organiser et router les emails vers les bons interlocuteurs.

Nos équipes peuvent également gérer l'ensemble des réponses sous réserve d'accéder au système d'information du client.

Aïkan, votre partenaire spécialiste de l'assurance IARD et Protection Juridique


Notre expertise et notre expérience dans la relation client nous permettent aujourd'hui de répondre à tout type de demande de la part de nos partenaires.

Dans le cadre des sinistres en Protection Juridique ou IARD, nous permettons à nos partenaires de se concentrer sur les actes à forte valeur ajoutée, et ainsi d'absorber les nombreuses tâches chronophages ou administratives. Avec Aïkan, optimisez votre organisation et votre productivité en interne.

Déléguer cette activité, c'est vous permettre d'absorber rapidement un flux important et d'optimiser votre organisation.

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