De nombreuses entreprises, collectivités publiques ou organismes publics doivent souscrire à de multiples polices d’assurance et gérer de multiples types de sinistre dans le cadre de leurs activités.
La délégation de gestion ou BPO (Business Process Outsourcing)
Les compagnies d’assurance peuvent faire appel à des sociétés spécialisées dans l’assurance afin de les accompagner et de les soutenir dans le cadre de leurs missions. Ces sociétés interviennent dans le cadre de BPO, c’est-à-dire l’externalisation de processus ciblés, de la gestion pour compte sur une partie de leurs activités. Bien souvent, cela permet un gain de flexibilité, voire de sécurité dans le cadre d’un PCA (Plan de continuité d’activité) par exemple.
Nous accompagnons également les entreprises et collectivités pour mieux gérer cette partie annexe de leur activité et prendre en charge la gestion de ces sinistres. Nos équipes prennent le relais au moment de la déclaration du sinistre auprès de la compagnie ou du courtier, préparent les documents, vérifient les franchises, l’intérêt d’une déclaration auprès de l’assureur et suivent le dossier jusqu’à sa clôture.
Pour cela, nous mettons à votre disposition un tableau de bord développé par Aïkan qui permet de suivre l’ensemble des sinistres et les actes de nos gestionnaires. Ainsi, vous avez une vision en temps réel de vos sinistres et de votre sinistralité.
Soutenir nos partenaires assureurs, entreprises et collectivités c’est notre rôle au quotidien. Nos collaborateurs du centre de gestion situé à Montpellier œuvrent chaque jour à satisfaire le client final dans le respect des process et des engagements.
Pourquoi faire appel à Aïkan ?
Aïkan dispose de plusieurs années d’expérience dans le domaine de la sous-traitance. Ainsi, nous bénéficions aujourd’hui d’une spécialisation unique dans le domaine de l’assurance indemnisation qui fait de Aïkan un acteur incontournable de la gestion pour compte.
Aïkan propose une large palette de services, répondant ainsi en marque blanche, sur des activités aussi diverses que le débordement d’appels, la gestion des sinistres IARD (Dommages aux biens, responsabilité civile, affinitaire), le front de suivi de dossier, la production, le secrétariat…
Aïkan est ainsi en mesure de répondre à tout type de demandes dans la gestion des sinistres :
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Une assistance lors d’un pic d’activité. Pour faire face, Aïkan est en capacité de mobiliser, former et affecter des collaborateurs à une mission « coup de poing »
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Un soutien sur une période déterminée pour permettre au partenaire de gérer une période de transition dans l’organisation de son activité
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Un accompagnement sur le long terme avec mise à disposition d’une équipe dédiée
Nos équipes peuvent ainsi intervenir en débordement (lorsque le flux de dossiers ou d’appels est trop important) ou en entraide (soutien permanent et répartition équitable des flux entre les équipes). Nos équipes peuvent également être mutualisées ou dédiées selon la volonté de la compagnie et du volume d’activité délégué.
Enfin, nous pouvons traiter un flux partiel ou total, dans le cadre d’un portefeuille actif ou en run-off.
Les avantages d'une délégation de gestion auprès d'Aïkan
La délégation de gestion en assurances confiée à nos services se fait principalement pour les raisons suivantes :
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Permettre à notre partenaire de se concentrer sur son cœur de métier
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Apporter de la flexibilité dans l’organisation :
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Renforcer les équipes pendant une période de forte charge prévisible.
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Déborder des appels notamment en cas de congés, arrêt maladie ou formation.
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Eviter la formation en urgence de personnels temporaires (intérim, cdd).
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Confier un flux de sinistres en cours, en affaires nouvelles, en suivi de dossiers ou dans le cadre d’un run off
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Fidéliser les clients :
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Raccourcir et harmoniser le temps d’attente des usagers.
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Elargir les plages horaires (ouverture du lundi au samedi).
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Optimiser le parcours client
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Maîtriser les coûts de gestion :
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Connaitre les coûts à l’avance
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Suivre la performance en temps réels
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Proposer de nouveaux services aux assurés :
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Self care
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Espace client
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Négocier vos polices d’assurance (pour les entreprises et collectivités)
Pour répondre à ces enjeux majeurs pour nos partenaires, Aïkan s’appuie sur son agilité, son expertise technique et sa maîtrise de la relation client. Ainsi, la délégation de gestion en assurances que nous opérons en marque blanche est synonyme de satisfaction client et de respect des engagements de performance.
Les systèmes d'information
Dans la majorité des cas, nos équipes interviennent sur le logiciel du partenaire et/ou sur notre logiciel propriétaire Sydia, de la même façon qu’un salarié de la compagnie en télétravail. Après une période de formation à vos outils, nos équipes sont capables, en toute transparence, d’intervenir pour votre compte de la même façon que vos salariés sur le site de production.
Enfin, fort de notre expérience dans le domaine de la délégation de gestion, Aïkan a développé et conçu un CRM dédié à la délégation de gestion. Ce CRM, optionnel, vise à pallier le manque d’outils de pilotage dans le cadre d’une délégation de l’activité.
Les outils et services d'Aïkan
Faire appel à Aïkan, c’est également profiter de notre savoir-faire technologique et de nos outils. En effet, nous mettons à la disposition de nos clients un ensemble d’outils complet vous permettant de piloter la délégation en temps réel.
Que ce soit concernant la téléphonie ou pour la délégation de dossiers IARD, vous disposez d’une vision en temps réel de l’activité. Vous visualisez les taux de prise en charge (Qos),les temps d’attente, les temps de traitement, etc. Pour les dossiers, vous accédez à l’ensemble des sinistres traités par nos gestionnaires, ainsi que toutes les tâches présentes et à venir.
Innovation et R&D
Enfin, disposant de notre équipe R&D dédiée à l’assurance sur notre établissement de Caen, nous pouvons développer des webservices sur mesure afin de se connecter à votre système d’information ou développer des plateformes Internet innovantes pour compléter vos services en ligne (déclaration de sinistre en ligne, suivi des dossiers, chat, base de connaissances, visioconférence, etc.).
En savoir plus sur nos capacités de développement informatique et digital.